Anbieterwechsel und Datenexport
Rechtsgrundlage: Art. 26 und 30 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) · Referenz in den AGB: § 19 Abs. 8 und Abs. 12 · Stand: 15.09.2026, Version 1.0
Worum es geht
Sie können Ihre Daten jederzeit aus hejstack exportieren und die Plattform zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Infrastruktur wechseln. Diese Seite beschreibt, wie das abläuft, welche Daten Sie in welchem Format erhalten, welche Fristen gelten und welche Grenzen es gibt. Sie ist Bestandteil der vorvertraglichen Information nach Art. 26 Data Act und wird bei Änderungen aktualisiert.
So stellen Sie eine Anfrage
Anfragen stellt der Administrator Ihrer Organisation im hejstack-Portal unter Einstellungen › Unternehmen › Datenanfragen. Dort stehen drei Anfragetypen zur Verfügung:
| Anfrage | Was passiert | Vertragsfolge |
|---|---|---|
| Datenexport | Sie erhalten ein vollständiges Exportpaket Ihrer Daten. Der Vertrag läuft unverändert weiter. | keine |
| Anbieterwechsel | Sie erhalten das Exportpaket, hejstack unterstützt den Wechsel, der Vertrag endet nach Ablauf des Übergangszeitraums. | Vertragsende |
| Datenlöschung | Ihre Daten werden nach einer Wartefrist vollständig gelöscht. | Vertragsende |
Jede Anfrage erzeugt ein Ticket bei hejstack. Sie erhalten innerhalb von 7 Werktagen eine Bestätigung per E-Mail an die hinterlegte Admin-Adresse mit dem konkreten Zeitplan. Die weitere Kommunikation läuft per E-Mail über support@hejstack.com.
Beim Anbieterwechsel fragt das Formular den gewünschten Wechseltermin ab. Mit dem Absenden bestätigen Sie, dass der Vertrag nach Ablauf des Übergangszeitraums endet.
Fristen
| Schritt | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Ankündigung des Wechsels | spätestens zwei Monate vor dem gewünschten Wechseltermin (gesetzliche Höchstfrist nach Art. 25 Data Act); gilt für Ihren Vertrag eine kürzere Kündigungsfrist, genügt diese | AGB § 19 Abs. 2 |
| Übergangszeitraum | 30 Kalendertage ab dem Wechseltermin. hejstack unterstützt Sie in dieser Zeit beim Wechsel und hält den Dienst aufrecht. | AGB § 19 Abs. 3 |
| Verlängerung durch hejstack | nur wenn der Wechsel technisch nicht innerhalb von 30 Tagen möglich ist, mit Begründung innerhalb von 14 Werktagen, insgesamt höchstens sieben Monate | AGB § 19 Abs. 4 |
| Verlängerung durch Sie | einmalig um einen von Ihnen bestimmten Zeitraum, formlos per E-Mail | AGB § 19 Abs. 4 |
| Abrufphase | mindestens 30 Kalendertage nach Ende des Übergangszeitraums. Das Exportpaket bleibt in dieser Zeit im Portal abrufbar. | AGB § 19 Abs. 9 |
| Löschung | nach Ende der Abrufphase. Sie erhalten eine Löschbestätigung per E-Mail. | AGB § 19 Abs. 10 |
Bei einem reinen Datenexport ohne Wechsel gelten nur die Bereitstellung innerhalb von 7 Werktagen und die 30-tägige Abrufbarkeit des Pakets.
Welche Daten Sie erhalten
Das Exportpaket enthält alle Daten, die Sie oder Ihre Nutzer in hejstack eingebracht haben, sowie die Daten, die hejstack im Rahmen der Nutzung erzeugt hat. Die Formate sind offen, gängig und maschinenlesbar.
| Datenkategorie | Inhalt | Format | Struktur |
|---|---|---|---|
| Dokumente | Alle hochgeladenen Originaldateien, gegliedert nach Wissensgruppen | Ursprungsformat (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD, CSV usw.) | Ordnerstruktur dokumente/<wissensgruppe>/<datei> plus dokumente.json mit Metadaten (Uploader, Datum, Wissensgruppe, Herkunft), Schema dokumente.schema.json |
| Wikis | Alle Wikis mit Seiten und Anhängen | Open Knowledge Format v0.1: ZIP mit Markdown und YAML-Frontmatter | Formatbeschreibung (Open Knowledge Format v0.1) |
| Chats | Alle Unterhaltungen aller Nutzer inklusive Ordnerstruktur, Fragen, Antworten, Quellenverweise und Anhänge; bei Audio-Anhängen zusätzlich das Transkript | JSON, Anhänge im Ursprungsformat, Transkripte als Text | Schema chats.schema.json |
| Aufgaben | Definitionen aller Aufgaben und die gespeicherten Laufergebnisse | JSON | Schema aufgaben.schema.json |
| Postfach-Wissen | Aus angebundenen Postfächern (Microsoft 365, IMAP) abgelegte Inhalte | Ursprungsformat (E-Mails und Anhänge), Metadaten in dokumente.json | wie Dokumente (Herkunft m365mail / imapmail), Schema dokumente.schema.json |
| Nutzer, Teams, Rollen | Nutzerliste mit E-Mail, Rolle, Teamzugehörigkeit, Status | CSV (UTF-8, Semikolon) und JSON | Schema nutzer.schema.json, CSV-Spalten in der Export-Spezifikation |
| Wissensgruppen und Freigaben | Zuordnung von Wissensgruppen zu Teams | JSON | Schema freigaben.schema.json |
| Konfiguration | Organisationseinstellungen, aktivierte Funktionen, Modellauswahl, angebundene Quellen (ohne Zugangsdaten) | JSON | Schema konfiguration.schema.json |
| Audit-Protokoll | Protokolleinträge Ihres Mandanten | CSV (UTF-8, Semikolon) | Spalten: Zeitstempel, Nutzer-ID, Ereignis, Ressourcentyp, Ressourcen-ID, IP-Adresse, Details (siehe Export-Spezifikation) |
Das Gesamtpaket ist ein ZIP-Archiv mit einer manifest.json (Exportdatum, Version des Exportformats, enthaltene Kategorien, Prüfsummen je Datei), Schema manifest.schema.json. Aufbau und Konventionen des Pakets: Export-Spezifikation.
Was nicht Teil des Exports ist
- Vektor-Embeddings, Suchindizes und andere abgeleitete Repräsentationen. Sie sind an die Modelle und die Architektur von hejstack gebunden und werden beim neuen Anbieter neu erzeugt.
- Modell- und Systemkonfigurationen von hejstack, Prompt-Vorlagen und die Plattformsoftware selbst.
- Betriebsprotokolle von hejstack, die Daten anderer Kunden oder Dritter enthalten.
- Zugangsdaten und Token angebundener Systeme.
- Inhalte aus angebundenen Nextcloud-, SharePoint- oder OneDrive-Quellen. Diese Daten liegen in Ihren Systemen und sind dort weiterhin verfügbar. hejstack exportiert die Zuordnung der Quellen, nicht deren Inhalt.
Die Ausnahmen entsprechen § 19 Abs. 7 der AGB.
Bereitstellung und technische Grenzen
- Das Exportpaket wird im Portal unter Datenanfragen als Download bereitgestellt. Der Download-Link ist signiert und 30 Tage gültig. Der Administrator wird per E-Mail benachrichtigt.
- Das Paket ist mit einem Passwort verschlüsselt, das im Portal angezeigt wird. Exportpakete werden nicht per E-Mail versendet.
- Pakete über 4 GB können in mehrere Teilarchive aufgeteilt werden.
- Der Export ist ein vollständiger Abzug zum Zeitpunkt der Erstellung. Änderungen nach der Erstellung sind nicht enthalten. Beim Anbieterwechsel kann auf Wunsch am Ende des Übergangszeitraums ein zweiter, abschließender Export erstellt werden.
- Eine Schnittstelle zum automatisierten Abruf (API) ist derzeit nicht verfügbar. Der Export erfolgt über das oben beschriebene Ticketverfahren.
Interoperabilität
hejstack verwendet keine proprietären Formate für Kundendaten. Dokumente werden im Ursprungsformat gespeichert und zurückgegeben. Strukturierte Daten liegen als JSON oder CSV vor, Wikis im Open Knowledge Format auf Basis von Markdown. Die JSON-Schemata sind auf dieser Seite verlinkt und versioniert. Änderungen an den Schemata werden in der Export-Spezifikation mit Datum dokumentiert.
Ihre Mitwirkung
Für einen reibungslosen Wechsel benötigt hejstack von Ihnen:
- eine erreichbare Admin-Adresse für die Kommunikation,
- den gewünschten Wechseltermin,
- bei Bedarf technische Angaben zum Zielsystem, falls Sie Unterstützung bei der Übernahme wünschen,
- die rechtzeitige Abholung des Exportpakets innerhalb der Abrufphase.
Kosten
Für Datenexport, Anbieterwechsel und Löschung fallen keine Wechselentgelte an. Während des Übergangszeitraums sind die vertraglich vereinbarten Standardentgelte weiter geschuldet. Individuelle Zusatzleistungen, die über den beschriebenen Export hinausgehen (zum Beispiel Konvertierung in Sonderformate oder Migrationsunterstützung im Zielsystem), bieten wir auf Anfrage an.
Kontakt
Fragen zum Wechselverfahren: support@hejstack.com
Datenschutz: privacy@hejstack.com
hejstack GmbH
Löbdergraben 29
07743 Jena
Änderungshistorie
| Datum | Version | Änderung |
|---|---|---|
| 15.09.2026 | 1.0 | Erstveröffentlichung |